我们先思考一些务实的问题。
如果单位没有公务用车，意思就是公司的资产账上没有车辆。
因此
公司有客人，让员工开自己的车去接一下.这个费用是怎么出来的？
老板在公司里有自己的私家车，对员工说，你们要干点什么，都可以开这辆车。老板有很多车，这个车就一直放公司大家用了。那车辆发生的费用怎么才能入到公司账上？.
员工通常使用自己的车，平时为单位市内办事，市外短途办事开了自己的车，这个费用怎么出？.
……
相信大部分公司都能遇到以上问题。尤其是目前很多国企的公务用车都进行了改革，单位基本只保留了几辆公务用车用于接待客人，其他员工基本不使用公车，所以这种问题越来越突出。
我们来看看日常比较常见的操作方式！
一个
以交通补贴的方式处理
公务员,公车改革后，不同级别的人根据级别不同获得了不同额度的车补。当然，这部分补贴是工资薪金的组成部分。同级别的人，每个月领的补贴是一样的，所以有了这个补贴，你平时办事这些就不能再单独报销任何费用了。
这是一个好方法。一方面，你不需要用发票给「当然也有采取用发票报销方式领取补贴」，但报销。无论是以直接现金还是报销的方式将收入发放给员工，都应视为个人取得了公务用车补贴收入，按照工资薪金缴纳了个人所得税。
《国家税务总局关于个人因公务用车制度改革取得补贴收入征收个人所得税问题的通知》(国税函2006245号)第一条规定，因公务用车制度改革以现金、报销等形式支付给职工的收入，视同个人取得公务用车补贴收入，按照“工资、薪金所得”项目征收个人所得税。
注：对于这种交通补贴，各地有不同的标准，包括低于标准的免税和高于标准的税。这个要看各地的具体政策。
另一方面，标准是固定的，便于核算和管理。人人有份，统一发放或报销的补贴纳入工资税计算，不存在税收风险。
但是这里面有个问题，就是不能兼顾公平。
补贴只考虑级别差异，但由于工作性质不同，同一级别的人出去做生意的频率必然不同。比如钟志军是跑税的，我经常要出去做生意。还有一个岗位是总账会计，一年到头也不出去几次。
你觉得公平吗？
当然，为了公平合理，有些企业根据工作性质增加了一个岗位额外补贴「特殊岗位多发点」，以平衡这种差异，这是比较合理的。
然而，在你考虑的再周全也有临时额外任务的发生,固定补贴从不考虑临时任务。
在这种情况下，很容易处理，即在每月的工资考核中，单位可以通过填写“员工额外非岗位工作的临时驾驶事项和里程数(需要由公司系统确定，主要包括里程数的补贴金额)”的加入出车单制度,来申请补贴。
审核“此审核流程视公司具体管理要求而定”后，会加到月薪中。这有点像加班费。如果你加班，你会付更多的钱。
好了，以上是解决问题的一个办法，就是补贴车辆。
这种治疗的优点：
核算简单，不需要发票就可以直接开具，标准统一，企业便于核算和管理。
这种方法的缺点：
包括所有员工的个人工资。对于用车多的人来说，个人所得税负担重。这样一来，当我出去做更多的工作时，我会申请更多的交通补贴。如果补贴的金额刚好能弥补我自己的车补支出而没有剩余，我拿的多反而我的个人所得税扣多，最后算下来我自费出门办事最后还亏了,多劳少得的现象就会再次出现。这个更致命！
2
建立报销制度
据实报销方式
好了，我们来看看其他处理私家车共享的方法。很多单位不想把这个作为大家按标准享受的补贴发。他们认为我的员工开自己的车去公司上班，事项合理，产生的费用应该据实报销。
我认为，这种说法是正确的，！该不该？该！.
为什么没有问题？很简单，《基本准则》第十六条规定，企业应当按照交易或者事项的经济实质进行会计确认,计量和报告。
告，不应仅以交易或者事项的法律形式为依据；第三十三条规定费用是指企业在日常活动中发生的、会导致所有者权益减少的、与向所有者分配利润无关的经济利益的总流出。我私车公用发生的费用完全是满足会计准则费用定义的要求，是企业日常活动中发生的与企业生产经营相关的费用，我按照经济实质进行会计确认，计量和报告，没有任何问题！如果你不入账反而不能反映企业真实业务，那才是隐匿费用，会计信息失真的表现。
那怎么做？
会计有《准则》，还得制定报销凭制度。《准则》是个方向，具体企业管理中还得在准则的框架下建立符合企业经营管理的财务报销制度，这样大家都以统一的标准来进行报销核算，在业务真实性考察上才更符合内部控制和管理要求。
没有规矩就不成方圆，如果这个人报销是这个标准，其他人又是另外一个标准，那对于费用真实性问题就存在漏洞，也会导致会计信息失真。
所以，建立制度是关键！
你可以单独制度一个私车公用报销制度，也可以在公司差旅费报销制度下加入私车公用的相应规定。
制度其实主要规定报销流程和报销相关单据，当然私车公用涉及员工安全问题二哥觉得也很有必要规定一下。
报销流程和单据就是具体怎么做？填写那些单据，准备那些票据？
包括出差前提出出车申请单「出差时间、出差地点、出差事由等」，出差完成后的出差总结报告，出差人员需要提供的报销表格式「包括实际出差天数、发生的实际费用、里程数等」
具体出差过程中的过路费、停车费等费用可以凭票填写报销单，油费这块处理主要可以采用里程数来报销并配以相应的合法合规的加油费发票。当然抬头都应该开成公司抬头。
制度里面规定主要的出差地点，一般长途出差公司不会允许自己开车的，都是省内出差，所以把省内主要的市州公里数以制度的方式固定下来，实际出差就按照制度规定的里程采取每公里定额报销多少钱的方式计算。
制度建立好了后呢？
制度建立好后，就按照制度执行，报销后直接可计入差旅费。
涉税问题这个大家比较关心
关键的涉税方面嘛，大家感觉更关心，其实我们会计首先还是要关心的准则对核算的要求，税务的东西也重要，但是不是做账的主导。
可能税法现在真的太严格了，所以大部分会计看问题很多时候都没从会计核算角度看问题，首先就是税法满足条件不，感觉就是只要税法允许，我就能报销，其实这根本就是两回事。
我们在日常核算中肯定是先考虑会计制度要求，税法的合规性要求我们也必须审视，报销制度如果和税法规定有差异，要么你就调整制度，要不你就进行纳税调整。
正常情况下，我们都是既要满足核算要求，又不产生纳税风险，所以会计制度制定完后，我们就要看看税法上符合要求不，然后再反过来调整制度，让其满足税会双要求。
税务上怎么说？
1
企业所得税也有规定，企业实际发生的与取得收入有关的、合理的支出、包括成本、费用、税金、损失和其他支出，准予在计算应纳税所得税额时候扣除。
其实关于实报实销这种情况，实务上并没有明确的规定。只是说允许扣除的费用必须真实合理。但是真实合理这个就不好说了。前面为什么要求大家建立完整的出车制度，其实不就是在证明业务的真实合理吗？如果就拿几张油费发票就处理了，这个可信度就没有那么高了，毕竟这种和私人消费相关的费用很难说是不是真是因公支出的，被税务局纳税调整的风险就大了。
具体来说，关于发票，这种报销涉及发票有通行费发票、加油票、停车票。制度应该规定都凭票报销，这样避免做假行为，保证税务检查是对合理性的解释。
因为发票真伪，开票日期会佐证出差的真实性，发票上有出差的时间和地点显示。至于发票抬头，通行费发票基本是通用机打发票，没法打公司抬头，目前通行费电子发票需要开具公司抬头发票。停车票定额发票为主更莫法打。加油票必须打印成公司抬头。
2
个人所得税方面，这些费用都是员工发生的与企业生产经营有关的实报实销的费用，和任职没有关系，更不能扯到交通费补贴上来，性质等同于差旅费，众智君觉得完全不需要代扣个人所得税。
因为以实际发生的费用来报销也不属于国税函2006年245号文中规定的取得的补贴收入，这仅仅是个人因公出差实际发生费用的报销而已。员工并未因此获得收益。
但是请注意，这个也有地区执行差异，我估计也是主要为了堵塞税收漏洞。
比如四川税务，要求员工私人车辆用于公司经营活动，没有签订租车合同或协议，直接报销相关费用，应并入工资薪金所得，扣缴个人所得税。所以对于这种方式处理，还是要做好和当地税务的提前沟通，特别是一些大型企业，私车公用较频繁、涉及金额大的，更应该做到提前沟通，否则后期让补税，那金额可不少。
千万不要闻税色变
其实，税务的有些规定其实主要还是为了堵塞税收漏洞，比如这个私车公用的漏洞。
1、实报实销方式，税务局主要担心的风险就是通过凭票报销的方式发放人人有份的补贴，把工资变相的以这种方式发放，来规避个人所得税。所有有了245号文的规定。而且在现实工作中，有时候也很难区分你到底是个人消费还是公司费用，特别是在证据链不足的情况下。
2、担心虚报费用的方式来增加公司经营成本，偷逃企业所得税，比如用大量加油票来报销，都是虚假业务。所有需要审核你的业务真实合理性。
但是我们不能因为这个就觉得正常的经营业务制定制度报销就都是不能操作的，都要扣个税才对。
只要我们制度健全，费用合理，出差业务证据充分，我们又不是变相发补贴，又不是违规乱报销，那这种操作方式我觉得就能去和税务沟通协调，获得税务的认可，而不是说一言不合都不行，只要报销就涉及个税，这也是提醒财务人员沟通能力，体现财务价值的时刻。
这种处理方式的优点：
完全可以兼顾公平，那个人用车多少就报销多少，清晰明了。
这种处理方式的缺点：
相对复杂，实报实销最麻烦的就是证明业务真实，因为私车公用的费用很容易和个人消费混为一谈，所以在业务真实性上的证据链证明就很重要，有没有相对固定的制度，票据是否真实有效，这些做不到位都可能导致税务风险，包括所得税不能税前扣除，个人所得税未代扣代缴等
其实对于实报实销这种监管，我觉得滴滴打车就做的非常好，如果单位为了把控风险，不允许进行私车公用的报销，而是采用按实际打车费用报销的话，滴滴发票给了很好的一个方案。
因为滴滴发票不仅可以开公司抬头，更配上了行程单，这对真实性的校验可谓就更进一步了，关键是方面，滴滴还推出了企业版，专门定制企业出行，我觉得企业如果想对员工出行进行实报实销，又减少私车公用的风险，完全可以采用这种方式进行。
3
租车，签订租车协议的方式
好了，最后我们再来说说私车公用签订租赁合同的这个事情。
很多人一提到私车公用就说要签订租赁合同，要去代开发票。其实这仅仅是一方面，按照之前那两种处理方式，我完全没必要签订租赁合同啊，我的车都没租给公司，都是临时使用一下，费用也是实报实销而已，一定期间的支配权都是我自己，晚上我就开回家了，我签那门子租赁合同呢?不是自找麻烦嘛，公司那么多人都这样操作你财务不被骂死才怪！
我们来看看这个思路
如果车是公司的，那好说，资产是公司的，公司的车你就不能乱支配，开回家，周末到处开着玩就不行，公司的车发生的费用，包括保险、油费、停车费、洗车费等都可以据实报销。折旧也可以在公司费用列支。
公司没有车，在租车行租一个车，在租赁期间内，车的支配权是公司的，那使用期间的发生的与使用相关的过路费、停车费、洗车费按照租赁协议规定凭借合法凭证可以据实报销，这个完全没有问题。但是与车辆相关的保险、折旧那就不能报销，因为与车辆权属相关的费用租车行已经算到租赁费里面了，你再报销就不合理了。
那么公司对外租入一个车同公司租员工的车、租股东的车、租老板的车是不是一个道理？
之前的两种方式算不算租？我觉得不算，车辆支配权在租赁期不完全是公司的，怎么能算租呢，你自己的车周末就开出去踏青了。如果是租给公司，那就得下班就停放在公司，在租赁期间只能因公使用。如果这种也非要规定签订个租车协议让员工去开发票，那平时怎么区分这个车用的油费那些是他自己用的，那些是因租车用的？
所以，之前问题2中的法人的车，长期停放公司使用，报销的费用，就可以参照签订租赁协议方式进行，协议规定权利义务，报销相关使用的费用。而租赁费部分，法人应该凭合同代开增值税发票给公司入账。
协议怎么签？这个没有统一的格式，无非就是规定好租赁期间，费用以及相关的权利义务。注意，不是你签订了协议就可以肆意妄为的报销费用了，合理性也很重要，什么是合理性？根据公司规模，车辆的正常行驶油耗一个月能用多少费用，这个就是合理性。
这种处理方式的优点：
税务风险比较小，目前很多税务局对私车公用的解答都是要求签订私车公用协议，然后据实报销与车辆日常消耗相关的费用。
这种处理方式的缺点：
大企业，每个人都涉及到用自己车出门办事，可能涉及几百号人都有，这种就有点不符合实际业务，有点为难财务人员了，一个车去签订个合同，还要让员工去开发票，还涉及企业代扣代缴个人租赁业务所得税，实操确实很有困难
总结
日常生活中，我们会遇到很多经济业务类型，书本上很多时候都没法找到标准答案，理论的东西子告诉我们大框架。
特别是在现在这种经济社会，业务模式多种多样，新业务层出不穷，我们更要学会思考变通，不要以财务固有思维来卡死业务的发展，而是在业务的多元化下积极寻找财务的支持，尽量规避业务发展的风险。这也是管理会计的方向。提供决策支持。
对于私车公用这个话题，也不要一见一竿子打死。
必须签订租车协议，不然就不能扣除，必须扣个税，必须去开发票之类的话，我们做财务的要多思考，找到一个行之有效满足公司实际经营需求且又不产生税法风险的做法，切记提前加强和税务的沟通，获得事前的共识！
企业要强化日常管理、规范财务和纳税核算，同时，要与主管税务机关及时沟通，取得认可。每个公司具体情况是有差异的，不可能都比照签协议方式处理，也不可能都是出门报销打车费，适合自己的才是最好的，财务要做的就是对每一种处理的风险利弊进行权衡，规避不必要的风险，也只有这样这样才是一个财务应该干的事情，这样才能避免成为别人眼中的死脑筋。
